Кулагин М.В., Лопатенко А.С.: Интеграция научно-административного документооборота ученых секретарей РАН с электронными библиотеками инте

Интеграция научно-административного документооборота ученых секретарей РАН с электронными библиотеками интегрированной системы информационных ресурсов РАН

М.В. Кулагин, А.С. Лопатенко
Центр научных телекоммуникаций и информационных технологий РАН

Введение

В результате обследования научно-административной деятельности ученых секретарей Президиума и ряда институтов РАН выявлено, что научно-административная работа осуществляется здесь путем выполнения учеными секретарями и другими работниками ряда научных бизнес-процессов. При этом под бизнес-процессом подразумевают горизонтальную иерархию внутренних, зависимых между собой функциональных действий, конечной целью которой является адекватный ответ на событие, связанное с системой, или достижение целей, поставленных перед системой [1]. В нашем случае это будет проведение симпозиумов, выработка планов работ отделения/института на следующий год, составление отчетов о научной деятельности в ответ на запрос от вышестоящей организации, публикация трудов и т. д.

Большая часть выполнения основных бизнес-процессов ученых секретарей организуется делопроизводством. При этом в процессе делопроизводства выполняются следующие функции.

Таблица 1. Функции делопроизводства

При этом документооборот не полностью формализует бизнес-процессы, так как в рамки концепции документов не укладывается вся деятельность, необходимая для достижения целей путем реализации бизнес-процессов. Для расширения функциональности систем управления документами (СУД) и систем управления потоками работ (Workflow) уже, например, есть разработки систем интеграции документооборота и потока работ с системами групповой работы [2]. В существующих СУД и Workflow, однако, нет интеграции с корпоративными справочниками и электронными библиотеками, что наиболее важно для работы ученого секретаря. Создание такой интегрированной системы и происходит в рамках проекта ИСИР РАН.

Выяснено, что в рамках отделений РАН и их институтов имеется ряд общих концепций бизнес-процессов и документооборота. Сходство проявляется как в том, что используются общие концепции организации процессов, ряд которых продиктован законодательно или нормативно, так и в том, что некоторые общие процессы требуют осуществления в нескольких организациях. Например, годовая отчетность о научной работе отделения составляется путем компиляции документов, созданных в его институтах.

Выполняющиеся в РАН бизнес-процессы, в соответствии со стандартной методологией, делятся на следующие группы:

процессы, непосредственно связанные с научной деятельностью (выпуск статьи, проведение конференции);
процессы планирования и управления, обеспечивающие эффективное планирование (планирование открытий, новых проектов, внедрения);
ресурсные процессы, обеспечивающие доставку ресурсов в точку непосредственного выполнения действия;
вспомогательные процессы преобразования, необходимые для изменения хода работ.

В данной статье будут подробно рассматриваться только процессы, непосредственно связанные с научной деятельностью

Мотивация и цели создания СУД научно-административного документооборота ученых секретарей РАН

Исходя из вышеизложенного, становится понятной главная цель построения электронной СУД: управлению, планированию, мотивации и контролю должны подвергаться бизнес-процессы, в ходе выполнения которых создаются и используются документы. В результате этого воздействия повышается эффективность работы организации, становится легче труд людей, экономится время и достигаются другие цели (см. ниже). При этом учитываются нормативные акты и привычные правила российского документооборота и карточные методы учета.

В рамках проекта ИСИР РАН электронный документооборот лишь дублирует бумажный, а не заменяет его. Это продиктовано тем, что в соответствии с законодательством необходимо иметь соответствующие бумажные документы.

Определяется, что создаваемая система должна дублировать, проверять, корректировать, направлять документооборот и обеспечивать:

организацию процессов регистрации и ведения учетных карточек документов;
автоматизацию технологических процессов формирования, обработки и архивирования документов;
администрирование процессов управления потоками работ и администрирование пользователей.

Кроме главной цели, при создании электронной системы управления научно-административного документооборота (СУНАД) поставлен ряд следующих целей.

1. Через отделы проходит большой объем документов. В связи с этим ориентация сотрудников в больших массивах информации, слабоструктурированных по своей сути и связанных с другой информацией, затруднена. Цель: используя хранимую в системе информацию о документе, предоставить возможность сотрудникам быстро находить документ по его реквизитам, содержанию и связям с другими документами, сотрудниками и процессами.

2. В силу большого потока поступающих документов и невозможности его хранения в бумажном виде у секретаря, документы через определенное время сдаются в архив. Время от времени сотрудникам необходимо получать документы из архива, что связано с большими затратами времени и труда. Цель: взять под контроль работу с архивом документов, уменьшив время проведения архивных операций и сведя к минимуму ошибки в них и затраты труда на контроль этих операций секретарями.

3. Процессы по накоплению и регистрации документов довольно сложны. Секретарю необходимо помнить большое число правил, что затрудняет его работу, увеличивает время на ввод документа, а также время обучения нового сотрудника и вероятность ошибки. Цель: обеспечить автоматическое исполнение формализуемых правил при накоплении и регистрации документов, сведя требуемые знания к минимуму. Комментарий: следует учесть, что бывают исключения из правил и поэтому возможен вариант, когда правила будут иметь только рекомендательный характер.

4. Правила по исполнению документов также довольно сложны. Они зависят от многих параметров документов, законодательства и текущего состояния дел. Цель: обеспечить автоматическое исполнение формализуемых правил при исполнении документов.

5. Кроме того, даже если алгоритм исполнения документа определен верно, то необходим еще и контроль исполнения, что повышает трудоемкость работы секретаря. При этом возможно неправильное толкование норм документооборота сотрудниками. Цель: обеспечить лицам, контролирующим документооборот, полный контроль над каждым бизнес-процессом и документом.

6. Требуется обеспечить конфиденциальность информации, хранящейся в документах, а, значит, ограничить права доступа к ним. Информация в документах должна быть доступна только тем лицам, которые имеют к ней доступ в соответствии с российским законодательством, нормативными актами и правилами данной организации. Цель: система должна предоставлять доступ к документу тем лицам, кому он нужен для выполнения бизнес-процесса.

7. Если документ отправлен на исполнение, то задача его поиска в цепочке исполнителей не всегда бывает легкой. Цель: обеспечить быстрый поиск с выяснением местонахождения данного документа в цепочке исполнителей.

8. Даже при наличии строгих правил, работа с документами в отдельных точках маршрута во многом зависит от личных качеств сотрудника. В традиционной системе это фактически не поддается мониторингу, а в электронной системе он легко реализуем. Цель: свести к минимуму зависимость процессов, реализуемых в организации, от личных качеств и практики работы сотрудников.

9. При традиционной технологии документы могут теряться, что отрицательно сказывается на работе организации. Цель: за счет полного контроля над документами обеспечить возможность идентификации утерянных документов.

10. Не всегда пользователи имеют доступ к самой свежей и актуальной информации. Зачастую такие факторы как отсутствие учета документов, трудности поиска, их недоступность делают видение актуальных данных невозможным для пользователя. Без четкой унификации документов и без распределения информации между отделениями качество документов и процессов, в которых они участвуют, не всегда соответствует требованиям научной деятельности. Цель: за счет полного контроля версий в системе, контроля статуса документа и надлежащей распределенной архитектуры предоставить пользователям возможность всегда видеть наиболее последние и актуальные версии документов.

11. Нет горизонтального обмена информацией. Один и тот же документ, касающийся всех отделений, вводится в каждом из них самостоятельно, по нему введется свой документооборот. Знания, полученные в одном отделении, недоступны для других. За счет разрыва бизнес-процессов, затрагивающих несколько организаций, они не подаются формализации. Цель: обеспечить горизонтальный обмен данными в системе. Предоставить возможность организациям иметь общие документарные, справочные и другие базы.

12. Нет вертикального обмена информации. Несмотря на крайне важную роль именно процессов обработки документов, СУД является все же одной из частей группы приложений для коллективной работы с информацией. Среди таких приложений, в первую очередь, следует отметить электронные библиотеки ИСИР РАН, снабжающие секретаря всей справочной информацией. В каждую систему данные вводятся независимо от того, есть ли они уже в других системах, и обрабатываются без учета правил работы с ними в других системах. Цель: обеспечить интеграцию системы с другими важными для ученых секретарей приложениями коллективной работы с информацией.

Необходимость интеграции системы научно-административного документооборота с электронными библиотеками ИСИР РАН

Деятельность ученых секретарей Российской академии наук тесно связана с информационными ресурсами РАН, доступ к которым необходим как научному сообществу, так и обществу в целом. Эти ресурсы непосредственно влияют на открытость и степень развития информационного общества, основные пути формирования которого в России описаны в [3].

Наиболее важными для общества информационными ресурсами, контролируемыми учеными секретарями, являются ресурсы, связанные с кадровым составом и структурой организаций, с международным обменом, с научно-исследовательскими и внедренческими проектами.

Возникает задача – обеспечить доступ к этой информации научному сообществу с наименьшими трудозатратами.
Нами поставлены следующие требования к решению этой задачи:

Доступ к использованию этих ресурсов должен быть организован на основе открытых интерфейсов, в первую очередь, с использованием Web-технологии. Так как информация должна быть открытой, то доступ к ней должен быть предоставлен наиболее удобными и широко распространенными средствами, прежде всего через WWW. Кроме того, желательно таким образом обеспечить доступ, чтобы и автоматические системы могли извлекать информацию для своих нужд.
Ресурсы должны быть предоставлены в структурированном виде, с целью облегчения поиска информации и расширения возможности навигации [4].
Для эффективного доступа научного сообщества к ресурсам через Интернет система должна быть распределенной и поддерживать доступ к информации на основе открытых стандартов распределенных информационных систем (LDAP, Z39.50, DMA).
Система должна быть распределенной не только технологически, но и административно, позволяя отделениям, институтам, коллективам иметь возможность предоставлять доступ к своим ресурсам без административной зависимости от вышестоящих организаций. Кроме того, организация должна иметь возможность самостоятельной публикации ресурсов в системе, что обеспечит ей информационную независимость, столь важную для информационного общества.

Всем этим требованиям удовлетворяет система электронных библиотек ИСИР РАН [4, 5, 6, 7]. Кроме того, за счет интеграции системы управления научно-административным документооборотом с электронными библиотеками ИСИР РАН можно получить ряд дополнительных преимуществ, которые будут описаны ниже.

Авторами выявлено, что за счет интеграции систем можно создать множество дополнений к СУД, важных для работы персон, участвующих в бизнес-процессах.

Концепция интеграции СУД и системы электронных библиотек ИСИР РАН

Для описания каждой из систем и системы, полученной в результате их интеграции, выбрана архитектура Захмана, так как она позволяет получить как полное и содержательное, так и легко понятное описание системы [8, 9]. Здесь приводится ее верхняя строка – описание со стороны пользователей системы. Нижние строки не приведены, так как они соответствуют видению системы со стороны аналитиков и разработчиков и служат ее реализации, а перед нами стоит задача показать преимущества системы для пользователей. Тем не менее, необходимо упомянуть, что основные СУД поддерживают сейчас набор стандартов, в рамках которых уже возможно подробно описать интеграцию систем для разработчиков, не опускаясь до уровня конкретной СУД. Авторами проведено описание интеграции в терминах понятий электронных библиотек[4, 5, 6, 7] и в терминах стандартов для СУД и связанных с ними систем WFMC и DMA [10, 11].¹

Первоочередной задачей для всего научного сообщества является реализация квадрата «Пользователи – Данные», так как именно этот аспект интеграции обеспечит научное сообщество важной информацией о научных проектах, кадровом составе. При этом сервисы квадрата «Пользователи – Сеть» будут обеспечены автоматически за счет широких встроенных возможностей электронных библиотек ИСИР РАН. Вторым по важности нами признан квадрат «Пользователи-Функции» (и связанный с ним «Пользователи-Люди»), так как он расширяет число персон, имеющих доступ к документарной базе и ее ресурсам, что важно как точки зрения ученых секретарей, так и с точки зрения остальных членов научного сообщества.

Таблица 2. Расширение функциональности СУД за счет интеграции с системой цифровых библиотек ИСИР РАН²

Метод интеграции 1. Документы являются ресурсами электронной библиотеки (ЭБ) ИСИР РАН. Это характерно для документов, к которым желателен публичный доступ. К таким документам могут относиться отчеты о научной деятельности организации или информационная продукция, предназначенная для всеобщего доступа, например, реферативные издания ВИНИТИ. Информационное наполнение ЭБ ИСИР может зависеть от атрибутов документа, его содержания (или структурного представления, произведенного из полнотекстового представления), его состояния (здесь под состоянием документа понимается его роль и текущее положение в бизнес-процессе) и состояния документарной базы в целом. Для большинства ресурсов (атрибуты ресурсов взяты по классификации ИСИР РАН) выявлена следующая зависимость (табл. 3).

Метод интеграции 2. Применимо все то же, что и в первом случае. Но в силу того, что ресурс уже выводится из структурного содержимого документа, получаем следующую таблицу (почти для всех случаев документов ученых секретарей, но в случае ВИНИТИ выглядит по-другому) (табл. 4).

Метод интеграции 3. Этот тип интеграции, в котором в атрибутивном и структурном содержании документа может использоваться информация из электронных библиотек, как в виде URN3, так и виде запросов, характеризуется тем, что обеспечивает участников процесса потенциально всей информацией, имеющейся в структурах ИСИР РАН. Тем самым пользователь обеспечивается всей необходимой ему информацией. В документе хранится только URN. Обеспечивается повторное использование знаний, так как, работая с ресурсом из ЭБ ИСИР, можно оттуда же получить документарные цепочки, связанные с ним, поступившие туда по первому и второму методу интеграции, и понять, как с этим ресурсом работали ранее.

Интеграция СУНАД РАН с электронными библиотеками ИСИР РАН

В работе ученых секретарей отделений Презииума и институтов РАН используются следующие категории документов по номенклатуре РАН, с которыми уже работает ИСИР РАН.

Для всех типов документов должна быть осуществлена вертикальная интеграция СУД с электронными библиотеками ИСИР РАН. Кроме того, в процессе дальнейшей работы должно быть выяснено, из каких еще документов возможно получать информацию о ресурсах Академии наук.

Таблица 3. Зависимость атрибутов ресурса и данных документарной базы при первом методе интеграции

Таблица 4. Зависимость атрибута ресурса и данных документарной базы при втором методе интеграции

Заключение

В настоящий момент научные сотрудники, ученые секретари и секретари РАН и других организаций выполняют работу, которая имеет огромное значение для развития науки в Российской Федерации. Технологии управления и выполнения этой работы недостаточно эффективны, из-за этого теряется ценное время высококвалифицированных сотрудников, ухудшается качество документов, возможны даже потери документов и доступ к ним несанкционированных лиц. Работа каждой из научно-административных организаций является замкнутой, с трудом происходит обмен знаниями, что существенно ухудшает качество и усложняет осуществление главной функции этих органов – управление развитием науки в нашем государстве.

Все эти проблемы обуславливают необходимость создания системы, способной удовлетворять потребности органов управления научной деятельности.

Так как основным связующим звеном деятельности этих организаций является документ, то основные функции системы должны заключаться в управлении научно-административными процессами с помощью соответствующего документооборота.

Для развития научного сообщества необходимо публиковать часть данных, содержащихся в документах ученых секретарей, для чего следует интегрировать систему управления документами с электронными библиотеками ИСИР РАН. В результате будут обеспечены:

доступ для научного сообщества к использованию документарных ресурсов на основе открытых интерфейсов, в первую очередь, с использованием Web-технологии;
предоставление ресурсов в структурированном виде, в контексте связей между ними, что облегчит и расширит возможности поиска;
распределенная система поддержания доступа к информации за счет использования открытых стандартов распределенных информационных систем, что важно для эффективного доступа научного сообщества к ресурсам через Интернет;
технологически и административно распределенная система, позволяющая отделениям, институтам, коллективам иметь возможность предоставлять доступ к своим ресурсам без административной зависимости от вышестоящих организаций.

Таблица 5. Документы организаций, подразделений и персон РАН

Таблица 6. Документы проектов и других видов научной деятельности РАН

Сноски

¹ WFMC – Workflow Management Coalition, DMA – Document Management Alliance.

² В скобках указаны номера функций делопроизводства из табл.1, осуществлению которых служит данный аспект интеграции.

³ URN – универсальное имя ресурса (Uniform Resource Name)

Литература

1. Михайлов С. Основные требования к системам управления потоками работ и электронного документооборота. http://www.optima.ru/WorkFlow/Articles/A0000006.htm).
2. Christie A. M., Grana-Dominguez S., Gujran N., Riddle W. E., Rixey A. ISIS: an exploration into a synthesis of workflow and collaborative technologies. // Software Engineering Institute. Carnegie Mellon University.
3. Хохлов Ю. Е. О развитии информационного общества в России. // Выступление на Парламентских слушаниях «Развитие информационного пространства России» 1997 г., 2 декабря.
4. Бездушный А. Н., Кулагин М. В., Серебряков В. А. Интегрированная Система Информационных Ресурсов РАН // Материалы 8 научно-практического семинара «Современные технологии в обеспечении в информационно-библиотечном обеспечении научных исследований», Таруса, 1999.
5. Агошков С. В., Бездушный А. Н., Галочкин М. П., Кулагин М. В., Меденников А. В., Серебряков В. А. Интегрированная Система Информационных Ресурсов (ИСИР) РАН – подход к созданию интегрированных цифровых библиотек // Международная научная конференция «Электронные библиотеки: перспективные методы и технологии, электронные коллекции». Санкт-Петербург, 1999.
6. Агошков С. В., Бездушный А. Н., Галочкин М. П., Кулагин М. В., Меденников А. В., Серебряков В. А. Подход к созданию интегрированных цифровых библиотек // Всероссийская научная конференция «Научный сервис в сети Интернет». Новосибирск-99.
7. Agoshkov S., Bezdushny A., Galochkin M., Medennikov A., Koulagin M., Serebriakov V. The Integrated System of Information Resources of the Russian Academy of Sciences – an Approach to Digital Library Design // International symposium «Software technology» FUSST-99. Tallin, Estonia, 1999.
8. Zachman John A. A Framework for Information Systems Architecture // IBM Systems Journal, vol. 26, no. 3, 1987. IBM Publication
9. Sowa J. F. and Zachman J. A. Extending and Formalizing the Framework for Information Systems Architecture // IBM Systems Journal, vol. 31, no. 3, 1992. IBM Publication.
10. WFMC-STD http://www.aiim.org/wfmc/standards/docs.htm.
11. DMA-STD http://www.aiim.org/dma/dma10/index.htm.