В Федеральной таможенной службе Российской Федерации создан внутренний информационный портал на основе Microsoft Office SharePoint Server 2003

Для решения задачи документооборота и обеспечения сотрудников актуальной информацией в Федеральной таможенной службе Российской Федерации компания РБК Софт создала информационно-справочную систему центрального аппарата ФТС России на основе Microsoft Office SharePoint Server 2003, дополненного рядом возможностей и специально разработанных веб-приложений на платформе Microsoft .NET.

О заказчике

Федеральная таможенная служба Российской Федерации (ФТС РФ) является органом исполнительной власти, осуществляющим непосредственное руководство таможенным делом в Российской Федерации. ФТС России осуществляет свою деятельность во взаимодействии с другими федеральными органами исполнительной власти, органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации и общественными объединениями. ФТС России решает возложенные на нее задачи непосредственно и через региональные таможенные управления, таможни и таможенные посты Российской Федерации, таможенные лаборатории, подведомственные ФТС России учебные заведения, научно-исследовательские учреждения, вычислительные центры и другие предприятия и организации.

Основными задачами ФТС России являются:

участие в разработке таможенной политики Российской Федерации и реализация этой политики;
обеспечение экономической безопасности, единства таможенной территории Российской Федерации, защита экономических интересов Российской Федерации;
организация применения и совершенствование средств таможенного регулирования хозяйственной деятельности и законодательства по таможенному делу;
обеспечение участия Российской Федерации в международном сотрудничестве по таможенным вопросам.

Федеральная таможенная служба РФ является одним из важнейших бюджетообразующих ведомств страны. В структуру таможенных органов входит 39 таможен и 694 таможенных поста, разбросанных по всей территории Российской Федерации.

В 2003 году ФТС была удостоена премии «ИТ-лидер» за успехи в использовании информационных технологий.

«Отмена в начале 90-х годов государственной монополии на внешнюю торговлю потребовала от таможенной службы России пройти за десятилетие путь, который таможня других стран проходила за столетия. Это стало возможно только в результате того, что таможенная служба России учитывала опыт всех стран, ориентировалась на применение лучших технологий таможенного оформления и контроля. Мы стараемся взять из мирового опыта все наиболее прогрессивное для создания российской таможенной службы XXI века», — рассказывает Леонид Ухлинов, начальник главного управления спецтехники и автоматизации таможенных технологий Федеральной таможенной службы РФ.

Ситуация

Мы придерживаемся принципа эволюционного развития системы. Все решения должны быть максимально обоснованы с учетом современного уровня развития информационных технологий, масштабов их внедрения, возможности упрощения существующих таможенных процедур. Мы стремимся к тому, чтобы внедрение новых информационных технологий приводило к оптимизации деятельности таможенных органов, переносу части выполняемых инспектором функций на компьютер, упрощению взаимодействия между различными подразделениями таможни.

Леонид Ухлинов
начальник главного управления спецтехники и автоматизации таможенных технологий
Федеральной таможенной службы РФ

Начиная с 2003 года, все разработки ФТС России в области информационных технологий ориентированы на упрощение и ускорение документооборота по таможенному оформлению. Эта же идеология, направленная на снятие бюрократических барьеров, на приближение отечественных технологий таможенного оформления к мировым стандартам, положена в основу и нового Таможенного кодекса, который вступил в силу с 1 января 2004 года.

«Информационная система таможенных органов непрерывно работает в реальном времени, интегрирована с технологическими процессами таможенного оформления и контроля, взаимодействует с системами таможенных служб зарубежных стран, таможенных брокеров, экспедиторов, перевозчиков, других контролирующих органов исполнительной власти как на федеральном, так и на региональном уровнях», — комментирует Леонид Ухлинов.

Сотрудники ФТС нуждаются в доступе к большим объемам служебной информации, таможенному законодательству, классификаторам и т.д. При этом одним из существенных требований является разграничение прав доступа к информации различных пользователей, а также возможность поиска необходимых документов, оперативное обновление, возможность совместной работы и т.д.

До создания корпоративного портала в ФТС использовался отдельный файл-сервер для хранения документов и обмена данными по электронной почте. Однако такое решение не способствовало эффективной совместной работе сотрудников. Файловый сервер не поддерживает механизм поиска и обработки документов, не существует механизма отслеживания версий документа. Сложно также организовать структурирование информации, что приходится делать вручную, и разграничивать доступ к информации.

Оценив преимущества портальных технологий для организации совместной работы при проведении конкурса «Зеленый коридор», руководство ФТС приняло решение о создании корпоративного портала в ФТС и обратилось к специалистам РБК СОФТ.

Выбор технологии

Основу разработки составил Microsoft Office SharePoint Server 2003, который сочетает в себе ряд готовых настраиваемых решений и широкие возможности по ведению разработки с применением современных технологий. Выбор Microsoft Office SharePoint Server 2003 объяснялся также тем, что в новой версии продукта появился ряд улучшений в интеграции с другими серверными продуктами Microsoft и Microsoft Office 2003, увеличились возможности по управлению, поиску и классификации документов, расширились возможности администрирования.

Тимур Аитов
директор по развитию бизнеса РБК СОФТ

Основной целью проекта по созданию информационно-справочной системы центрального аппарата ФТС России являлось создание полноценного профессионального инструмента, улучшающего документооборот и повышающего эффективность работы сотрудников.

Требовалось обеспечить:

оперативное получение необходимой информации сотрудниками, возможность индивидуальной настройки пользовательского интерфейса для каждого сотрудника;
возможность совместной работы с документами, контроль версий документов, отслеживание финальной версии документа;
использование существующих программно-технических средств ФТС РФ;
возможность масштабирования по производительности, поддержку режима работы в многосерверной конфигурации;
дружественные для пользователя методы навигации и поиска по содержимому системы;
возможность гибкой настройки структуры данных и размещения информации разных форматов для администраторов;
возможность разделять права доступа пользователей к разделам портала.

Возможности, предоставляемые Microsoft Office SharePoint Server 2003 под управлением Windows Server 2003, наиболее полно соответствуют поставленным задачам.

Это решение обладало также таким существенным преимуществом, как возможность быстро запустить базовую версию портала и затем постепенно наращивать функциональность.

«Необходимость организовать единую точку доступа к информационным ресурсам, возможность совместной работы с документами, и при этом требование поэтапного ввода системы в эксплуатацию и разработки новых функциональных сервисов предопределили выбор программных средств», — рассказывает Тимур Аитов, директор по развитию бизнеса РБК СОФТ.

Среди основных возможностей Microsoft Office SharePoint Server 2003, используемых в ФТС РФ, выделяются такие, как:

отслеживание версий, позволяющее пользователям всегда получать доступ к последней версии документов и одновременно получать при необходимости доступ к более старым версиям документов;
метаданные документов, возможность создавать профиль документа, обеспечивающий работу механизмов поиска по заданным критериям, использовать специальные атрибуты для повышения качества библиотеки документов;
управление публикациями — возможность обеспечить многоэтапное согласование документа до его окончательной публикации, при этом пользователи получают доступ к финальной версии документа, а не к промежуточным;
маршрутизация — возможность настроить процесс утверждения документа в соответствии с принятым в организации процессом согласования, возможность автоматически перенаправить созданный документ на согласование;
обсуждение документов — возможность обсуждать содержание документов на сайте при внесении в них изменений;
управление доступом — Microsoft Office SharePoint Server 2003 поддерживает как ролевой механизм безопасности, позволяющий назначать права доступа группам пользователей, так и возможность определять доступ на уровне отдельных документов и пользователей;
Microsoft Office SharePoint Server 2003 интегрирован с Microsoft Office, наиболее полно интеграция реализована в Microsoft Office 2003, но поддерживается также в Microsoft Office 2000 и Microsoft Office XP;
возможность индексации документов разных форматов: Office, HTML, XML, PDF, RTF; шумовая фильтрация — удаление вспомогательных частей речи; поддержка словоформ; выделение индекс-ных рабочих областей — отдельных серверов, производящих индексацию документов, что позволяет не перегружать задачей индексации больших объемов документов основные рабочие серверы; подписка на поисковые запросы. Важным фактором является то, что в результатах поиска возвращаются только данные, к которым у пользователя есть доступ.

Решение

С технологической точки зрения портал представляет собой специализированное решение на основе продукта Microsoft Office SharePoint Portal Server 2003. В рамках проекта по внедрению системы была произведена глубокая настройка продукта и были разработаны дополнительные специальные сервисы портала. Были разработаны и настроены XML-шаблоны областей портала, списков с данными, а также разработаны необходимые веб-части.

Для разработки веб-частей специалисты РБК СОФТ используют среду разработки Microsoft Visual Studio .NET, язык C# и компоненты доступа к данным ADO.NET.

После проведенного анализа производительности, а также в соответствии с рекомендациями вендоров была выбрана аппаратная конфигурация из 3 2х-процессорных P4 серверов DELL с возможностью дальнейшего масштабирования и добавления новых серверов.

Приложение распределено таким образом, что один из серверов выделен под работу СУБД SQL Server, а остальные сервера обслуживают веб-запросы клиентов и осуществляют индексацию данных. Для работы механизмов индикации новостей и офлайн-доступа к интернет-сайтам был использован сертифицированный защищенный канал доступа в интернет. При этом данные передаются и сохраняются в формате XML и отображаются в рамках портала при помощи специализированных веб-частей в едином дизайне портала.

Идут экспериментальные работы по использованию в рамках портала нового инструментария Microsoft SQL Server 2000 Reporting Services. «Использование Microsoft Reporting Services позволило обеспечить в портале доступ в реальном режиме времени к информации из существующих баз данных, созданных с использованием СУБД Oracle, —комментирует Тимур Аитов. — Использование Reporting Services позволяет сделать доступными данные из различных источников для сотрудников и автоматизировать трудоемкую работу по составлению отчетов, предоставляя в реальном времени всю необходимую информацию. Возможности Reporting Services позволяют избавиться от традиционной формы ежегодного отчета о работе, парализующего многие организации в декабре, и каждый день видеть состояние организации».

Результаты

Сегодня в проекте реализованы основные возможности корпоративного портала и совместной работы с информацией:

создан многофункциональный классификатор, который обеспечивает доступ к информации по задачам, по ответственным, по типу документа и другим критериям;
обеспечены возможности создания персонифицируемых блоков, включая стандарты настройки для подразделений и персональные настройки для пользователей;
портал имеет развитые механизмы поиска, функции доступа к внешним информационным ресурсам, погоде, курсам валют и т.д. (предоставляется порталом http://www.rbc.ru/).

Например, на главной странице портала отображены курсы валют, погода, телефонный справочник, информационные блоки — справа, в центре –система навигации, которая позволяет выбрать внутренние интернет-ресурсы и опуститься на уровень ниже — к подразделениям ФТС.

На странице рабочей группы основное меню включает нормативные документы, материалы заседания, состав органа, отчеты и протоколы, дискуссию, в центре — форум, где можно обсудить текущие вопросы, увидеть объявления о предстоящих событиях. Такие рабочие страницы есть у всех подразделений ФТС России.

Перспективы

«Интернет-технологии используются в наших разработках достаточно широко. Уже сегодня работает система оперативного мониторинга таможенного оформления, построенная на основе таких технологий. Кроме того, использование интернет-технологий обеспечивает доступ сотрудников таможенной службы России к ресурсам Международной организации по борьбе с мошенничеством. Реализовано информационное взаимодействие с таможенными службами Швеции и Финляндии в рамках проекта «Зеленый коридор», разработана система электронного декларирования. В перспективе мы планируем также организовать обмен данными о перемещаемых через таможенную границу России товарах и транспортных средствах с крупными участниками внешнеэкономической деятельности, — рассказывает Леонид Ухлинов. —Существующая информационная система позволяет автоматизировать основные операции таможенного оформления, сбор и предварительную обработку информации в центральной базе данных Главного научно-информационного вычислительного центра (ГНИВЦ) ФТС России, выполнение аналитической работы сотрудников центрального аппарата службы и региональных таможенных управлений, мониторинг таможенного оформления и контроля и ряд других технологических процессов. Однако говорить о том, что мы полностью удовлетворены существующим положением, пока еще рано. Предстоит существенно улучшить возможности ведомственной телекоммуникационной системы и обеспечить информационную связь этапов прохождения грузов через границу, помещения их на склад временного хранения, основного оформления во внутренней таможне, а также обеспечить доведение до каждого инспектора всей требуемой ему информации в режиме реального времени. Очень важно создать гибкую и эффективную систему информационной поддержки управления таможенной деятельностью».

За дополнительной информацией обращаться по адресу:
http://www.microsoft.com/Rus/Casestudies/CaseStudy.aspx?id=339