Государственный университет "Высшая школа экономики" внедряет корпоративный информационный портал на базе технологий Microsoft SharePoint

Для организации эффективного управления разнородной информацией в Высшей школе экономики была разработана концепция университетского портала. Успешное осуществление этой концепции на основе технологии Microsoft Office SharePoint Portal Server 2003 позволяет университету организовать общее информационное пространство для всех категорий пользователей для отчуждения результатов научной деятельности.

О компании

Высшая школа экономики (http://www.hse.ru/) была создана Постановлением Правительства России 27 ноября 1992 года. Принцип Школы с первого дня ее существования – сочетание строгой, даже жесткой подготовки с обсуждением и решением животрепещущих проблем российской экономики. Профессорами ВШЭ стали ведущие экономисты, работавшие в Правительстве – Е. Ясин, А. Шохин, С. Васильев, Я. Уринсон, В. Коссов, Е. Гавриленков, М. Копейкин, В. Баранов. С 1995 года ВШЭ стала превращаться в университет, где наряду с экономистами готовят социологов, управленцев и юристов. В это же время создается система научных центров ВШЭ, ориентированных на прикладные исследования по заказам Минэкономики, Центробанка, Минобразования, коммерческих предприятий и банков. Принципы Школы: опора на требования мировой экономической и социальной науки; междисциплинарное взаимодействие; непосредственная связь преподавания с практикой реформ, с результатами прикладных исследований; просветительская миссия в образовательном сообществе России, в ее регионах.

Ситуация

В научно-образовательном процессе типичной является ситуация, когда необходимо организовать онлайновый сбор информации, ее распространение в электронной форме в рамках заданной аудитории, публикацию в различном оформлении на разных тематических сайтах. Когда необходимо организовать доступ к информации для 10.000 пользователей – создание портала становится оптимальным способом управления информацией. К этой ситуации относится, например, распределенное управление контентом на сайтах, создание и функционирование онлайновых журналов электронных публикаций, распространение преподавателем учебных материалов среди студентов и многие другие случаи, связанные с организацией учебного процесса и научных работ в университете.

В ГУ ВШЭ эта потребность привела к организации иерархической системы ввода и использования различной служебной информации, необходимой для обеспечения учебного процесса и научных исследований.

Необходимость в систематизации информационных потоков и содержащегося в них контента предпринималась в ВШЭ уже давно. Существовало несколько сайтов Школы, содержание которых поддерживалось в актуальном состоянии. Было также предпринято несколько попыток их модернизации, связанных с расширением функциональности и сокращением издержек на сопровождение. Однако эти попытки не носили систематического и комплексного характера. Более того – не сразу стал ясен объем и содержание задач, которые было необходимо решить университету.

Инициатива создания полноценного университетского портала принадлежала руководству университета. Портал должен был объединить информационное пространство ВШЭ и трех ее филиалов (до 10.000 человек, 5.000 пользователей портала не считая студентов).

Основными задачами портала были названы:

отражение основных событий жизни университета в реальном времени (на отражение некоторых новостей на портале отводится по регламенту 30–60 мин);
увеличение количества информационных каналов;
систематизация информации;
придание порталу функции не только средства информирования, но и средства повседневной работы сотрудников;
введение онлайн-структуры в общении сотрудников, обеспечивающей синергетический эффект: когда все бизнес-процессы информационно связаны, они обретают комплексность.

Выбор технологии

Осознавая серьезность поставленной задачи, руководство университета учредило дирекцию портала. Одновременно среди компаний – системных интеграторов был объявлен конкурс на лучший проект портала университета. Победу в конкурсе одержала компания IBS, предложившая построить портал на платформе Microsoft SharePoint. Во внимание было принято несколько аспектов, главными из которых явились близость предложенной концепции портала к концепции, выдвинутой сотрудниками ВШЭ, опыт IBS в реализации портальных решений и преимущества платформы SharePoint над конкурирующими платформами, к которым относятся:

простота публикации информации;
интеграция с офисными приложениями, образующими с порталом единый информационный комплекс;
простота расширения функциональности портала собственными силами сотрудников университета;
легкость освоения: сотрудники с разной квалификацией могут работать с порталом SharePoint на разном уровне вовлеченности;
совершенство локализации, наличие полноценной русской версии продукта (в т.ч. возможности поиска с учетом морфологии русского языка);
богатый опыт специалистов компании IBS в работе с программными продуктами Microsoft;
возможность получения квалифицированной помощи от большого числа компаний, специалистов и от обширного сообщества, созданного вокруг Microsoft SharePoint.

Решение

Для реализации поставленных задач при содействии партнера – компании IBS – в университете была разработана и воплощена в жизнь концепция корпоративного информационного портала, основанная на применении технологии Microsoft SharePoint. Согласно Концепции университетский портал состоит из внутренней и внешней частей (см. рис. 1):

Рис. 1. Категории пользователей.

Внешний портал:

ленты новостей;
порталы структурных подразделений;
тематические (событийные) порталы;
спецразделы по ролям пользователей (студенты, абитуриенты, сотрудники).

Внутренний портал:

интранет-зона (новости, справочники, информационные каналы);
порталы проектных групп;
персональные сайты (почта, элементы открытого портала, за которые сотрудник отвечает).

Инфраструктура корпоративного портала включает в качестве базовой технологии «онлайновое рабочее место» (ОРМ) пользователя, базовые возможности которого автоматически настраиваются на его административный статус (положение). ОРМ создает настраиваемый персональный интерфейс между пользователем и корпоративным порталом, а в общем случае – с корпоративной информационной системой университета. ОРМ интегрировано с корпоративным информационным пространством (КИП) и, следовательно, создаваемые пользователем через этот интерфейс материалы подготовлены к включению в КИП, куда они попадают автоматически, если соответствуют служебным требованиям. Из КИП данные материалы доступны для работы всем прикладным программам и сервисам корпоративного портала. Через набор возможностей, предоставляемых своим онлайновым рабочим местом, пользователь может совершать обмен данными с КИП и выполнять различные информационные взаимодействия с другими его участниками.

Система гарантированного информирования (СГИ) предназначена для мониторинга информационных потоков в корпоративном информационном пространстве (и других внешних информационных пространствах) на предмет наличия в них сведений, отвечающих служебному статусу и профилю профессиональных интересов пользователя. Главная функция СГИ – в замыкании информационного кругооборота применительно к внутрикорпоративному механизму распространения информации. Фактически СГИ отвечает за оперативное автоматическое информирование сотрудника о появлении сведений, которые имеют к нему служебное или профессиональное отношение. Доставка уведомлений может осуществляться по e-mail и/или в виде SMS на мобильный телефон пользователя. СГИ организована как сервис SharePoint.

Важнейшей чертой университетского портала является наличие административной структуры, отвечающей за его создание и развитие, а также административная поддержка руководства ВШЭ, от которого исходит требование ко всем сотрудникам освоить новую информационную технологию и поддерживать портал собственным контентом. Строго контролируется своевременность подготовки материалов подразделениями.

Дирекция портала взаимодействует со всеми подразделениями, но кроме этого «заказчиком» на создание и размещение информации является Управление общественных связей.

При разработке, внедрении и поддержке работы портала дирекция исповедует публичность как основной принцип. В частности, вся текущая проектная документация размещена на самом портале. «ВШЭ называет себя «Исследовательский университет», поэтому наш портал должен также иметь мощную компоненту по поддержке научной деятельности и ее достойному представлению в интернете, – говорит С.И. Паринов, директор портала ГУ ВШЭ. – Мы чувствуем некую общественную миссию, и это – стимул к открытости, к передаче нашего опыта другим заинтересованным вузам».

«С точки зрения реализации концепции портала основным был этап постановки задачи, – говорит Алексей Севастьянов, руководитель Отделения тиражируемых решений, IBS. – После того, как это понимание было сформулировано, мы просто настроили Microsoft Office SharePoint Portal Server 2003 под него и дописали недостающие компоненты. Причем дописали именно в виде расширений, не нарушая архитектурной целостности решения».

В настоящее время портал организован на трех серверах: собственно портальном сервере, сервере БД и сервере поиска. При этом любая часть может при необходимости масштабироваться отдельно. В этом – тоже большое преимущество платформы SharePoint.

Сейчас компания IBS проводит обучение сотрудников университета портальным технологиям. Обучение касается в основном администраторов портала и пользователей, ответственных за его наполнение (всего около 200 человек).

Основные этапы внедрения портальных технологий в ГУ ВШЭ:

октябрь-декабрь 2004 года – создание прототипа портала;
февраль 2005 года – завершение опытной эксплуатации;
март 2005 года – начало промышленной эксплуатации;
далее – расширение и наполнение портала.

Результаты

В результате внедрения в ГУ ВШЭ информационного корпоративного портала и портальных технологий Microsoft SharePoint университету удалось достичь следующих результатов.

Выбранный вариант построения портала, основанный на технологии SharePoint, имеет самую низкую совокупную стоимость владения среди портальных решений. В частности, можно было бы построить портал «с нуля» собственными средствами, но тогда стоимость его поддержки была бы гораздо выше, а для достижения аналогичной функциональности пришлось бы покупать дополнительно 5–10 самостоятельных программных продуктов, собственная функциональность которых использовалась бы не более чем на 10%.
Удалось обеспечить дружественность портальной технологии пользователю.
Используя SharePoint Portal Server 2003, удалось получить высокую функциональность системы прямо «из коробки».
Создание единого информационного пространства, использующего онлайновые рабочие места пользователей и технологию гарантируемой информируемости сотрудников, обеспечивает ускорение «информационного метаболизма» университета, способствующего повышению качества учебного процесса и научной работы.
Все вышеперечисленное способствовало повышению эффективности управления бизнесом в целом. Чем больше студентов хотят поступить в университет и чем выше их уровень, тем эффективнее бизнес университета. А портал – это в том числе и средство для работы со школьниками и абитуриентами, которые являются фокус-группой университета. Портал, построенный на передовых идеях и технологиях, помогает привлекать «элитных» абитуриентов.

На сегодняшний день ведущими аналитическими агентствами признано, что создание информационного портала – самый быстрый и экономичный способ для государственного учреждения улучшить организацию работы и обеспечить эффективное взаимодействие со студенческой, научной и преподавательской средой, заинтересованными гражданами и организациями.

Создание портала позволит существенно расширить каналы этого взаимодействия, повысить его качество и тем самым способствовать укреплению и развитию образовательного сообщества.

Дополнительную информацию о решениях компании Майкрософт
можно получить на русскоязычном сайте корпорации по адресу:
http://www.microsoft.com/Rus/Governmen

Программные ресурсы:

Microsoft Windows Server 2003 - применяется в качестве корпоративной серверной платформы университетского портала;
Microsoft SQL Server 2000 - применяется в качестве СУБД портала;
Microsoft Windows XP - применяется в качестве основной операционной системы на клиентских рабочих местах;
Microsoft Office 2003 - применяется на всех рабочих местах, включая удаленные, для организации групповой работы совместно с Microsoft SharePoint;
Microsoft SharePoint Portal Server 2003 - применяется для организации университетского портала;
Microsoft SharePoint Services 2003 - применяется для организации совместной работы распределенных груп сотрудников;
Microsoft Exchange Server 2003 - применяется в качестве коммуникационного сервера, в частности, в "системе гарантированного информирования" пользователей портала.

О партнере

IBS – крупнейшая российская компания сектора ИТ. Компания IBS является частью Группы компаний IBS, в состав которой, кроме IBS, входят:

Компания Деловые Системы, осуществляющая распространение полного спектра продукции компании Dell Computer Corporation;
Центр Электронного Бизнеса «ДИЛАЙН»;
Deacom – специализируется на прямых поставках широкого ассортимента компьютерной техники корпоративным клиентам в Москве и Московской области;
Depo computers – один из крупнейших разработчиков и производителей компьютерных систем в России;
Компания LUXOFT – крупнейший экспортер программного обеспечения в России;
NewspaperDirect – разработчик и оператор нового цифрового средства доставки периодической печати в любую точку мира с помощью собственной сети передачи газетной информации.

Основу команды IBS составляют специалисты, стоявшие у истоков становления отечественного компьютерного рынка. Со многими из них связаны целые вехи развития компьютерного рынка России. Опыт десяти лет работы позволил построить компанию как эффективную систему, позволяющую постоянно развиваться и успешно реализовывать новые проекты, способную решать практически любые проблемы заказчиков в области ИТ и консалтинга. В IBS работает более 1000 человек. Из них более 400 имеют профессиональные сертификаты по различным направлениям работ мировых компаний-производителей программных и технических средств.