Oracle: автоматизация функций государственного управления

Совершенствование системы управления государственного аппарата и проведение бюджетной реформы ставят все новые и новые задачи перед существующими системами автоматизации функций государственного управления. С другой стороны, информационные технологии, развиваясь семимильными шагами, требуют постоянной адаптации существующего законодательства к новым формам автоматизации государственного управления. Не секрет, что вопросы цифровой подписи, юридической силы электронных документов, проведения электронных тендеров по-прежнему являются ключевыми направлениями совершенствования законодательной базы в области автоматизации функций государственных органов.

Решения Oracle для федеральных, региональных и местных органов власти, для государственных организаций и предприятий позволяют создавать системы, полностью соответствующие динамично развивающемуся законодательству в области государственного управления. Это достигается в основном за счет широких возможностей настройки существующих приложений комплекса Oracle E-Business Suite. Данный комплекс позволяет также решить проблему «лоскутного одеяла», т.е. ситуации, когда пересекающиеся и взаимосвязанные информационные потоки и функции государственного управления автоматизированы различными программными продуктами, не предполагающими совместной работы. Комплекс Oracle E-Business Suite для государственных организаций и предприятий представляет собой набор полностью интегрированных приложений, необходимых для автоматизации управления деятельностью структур государственного сектора.

Кроме соответствия законодательной базе и требованиям интеграции, сектор государственного управления предъявляет повышенные требования к вопросам обеспечения безопасности и конфиденциальности информации. Система защиты данных, созданная Oracle и применяемая в комплексе E-Business Suite, обеспечивает высокий уровень безопасности и успешно прошла сертификацию по российским стандартам до класса 1Г включительно.

Решения для государственного сектора, основанные на приложениях Oracle, решают следующие задачи:

Управление процессом бюджетирования

Эффективное планирование использования государственных ресурсов предполагает создание обоснованных бюджетов на базе исторических данных и оправданных экономических прогнозов. Приложение Oracle «Бюджетирование в государственном секторе» предназначено для подготовки прогнозов, бюджетов и смет и поддерживает весь цикл планирования – от создания проекта бюджета до анализа результатов его исполнения.

Формирование бюджета

Управление бюджетом начинается с создания модели данных, соответствующей подведомственной структуре и принятым показателям деятельности министерств, ведомств и т.д. Для этого в решении используются следующие инструменты:

Структура иерархических отношений

Определение структуры подведомственной сети в системе позволяет создавать бюджеты для самых сложных организаций. При этом сохраняется гибкость, обеспечивающая преемственность и прозрачность информации при изменениях в организации и плане счетов. На основе заданной структуры осуществляется распределение бюджетных сумм по распорядителям, получателям, направлениям деятельности и т.д.

Критерии бюджетирования
Бюджеты по направлениям финансирования

Для принятия обоснованных решений по ключевым программам, проектам и другим направлениям финансирования существует возможность создания отдельных бюджетов, позволяющих детализировать основной бюджет до необходимого уровня аналитики. Функциональность решения предоставляет информацию по затратам на персонал, расходам на материалы, услуги и капитальные инвестиции по конкретным направлениям финансирования. Существует возможность сохранять комментарии, объясняющие расчеты, и установить приоритетность программ и расходов при корректировке расходов по результатам программ.

Утверждение и управление бюджетом в течение планового периода

Решение Oracle для управления государственными финансами использует возможности инструмента Oracle Документооборот для безопасной и простой организации процесса распространения бюджетов, рассылки уведомлений и утверждения бюджетов и смет, а также разграничения доступа к информации в соответствии с существующими иерархическими отношениями в государственной организации.

Решение обладает гибкими инструментами для модификации бюджетов и смет, например, обеспечивает возможности объединения бюджетов, внесения корректировок, переброски сумм между статьями, подразделениями и т.д.

Решение поддерживает хранение истории изменений на стадиях бюджетирования, т.е. создание версий бюджетов.


Управление финансами и ведение бухгалтерского учета

Современный бухгалтерский учет государственных финансов России выходит за рамки регистрации кассовых потоков и санкционирования расходов. Качественно новые требования предъявляются к бюджетной информации, ее представлению, открытости. Фактически современная система должна предоставить информационную базу, необходимую для среднесрочного бюджетирования, ориентированного на результат.

Комплексное решение Oracle «Государственные финансы» позволяет наладить управление процессом исполнения бюджета и создать эффективную систему бюджетного и бюджетно-распорядительного учета, соответствующую современным требованиям. Решение обладает широким набором инструментов для долгосрочного, среднесрочного и краткосрочного планирования, для проведения глубокого финансового анализа на федеральном, региональном и местном уровне.


Ключевые характеристики решения

В число основных требований к информационным финансово-бюджетным системам входят повышение эффективности работы государственных органов, улучшение согласованности между государственными структурами и соответствие нормативно-правовой базе.

1. Соответствие нормативно-правовой базе

Соответствие законодательным нормам при их динамическом развитии в ходе реформирования бюджетного процесса становится ключевым моментом при создании автоматизированной системы управления исполнением бюджета. Решение Oracle «Государственные финансы» обладает гибкими инструментами настройки системы, которые обеспечат соответствие законодательным требованиям на всех уровнях – федеральном, региональном и местном.

2. Формирование консолидированной информации

Государственные структуры нуждаются в системе консолидации информационных потоков, отличной от традиционного ограниченного подхода к сводной отчетности. Решение Oracle «Государственные финансы» отвечает требованиям к системам подобного уровня, предоставляя информацию, необходимую для принятия текущих, среднесрочных и долгосрочных решений по вопросам бюджетного финансирования, эффективности целевых программ и др. Решение способно собирать данные из разных финансовых систем и географических регионов и сократить срок проведения внутриведомственной консолидации до нескольких дней. При этом при необходимости система может быть настроена на автоматическую проверку консолидируемых форм на контрольные соотношения (внутриформенные и межформенные), что позволяет избежать ручной сверки отчетности огромного количества территориальных органов консолидируемого ведомства.

3. Возможности планирования

Интеграции бухгалтерской, бюджетно-распорядительной, кадровой и другой необходимой информации о финансово-хозяйственной деятельности ведомства или предприятия позволяет своевременно получать данные, необходимые для долгосрочного, среднесрочного и краткосрочного бюджетного планирования. Решение Oracle, основанное на интеграции информационных потоков сектора государственного управления, предоставляет широкие возможности для ведения бюджетов, прогнозов, формирования отчетов на базе консолидированной и детальной информации различных сфер государственных финансов.

4. Метод бухгалтерского учета

Решение предоставляет организациям возможность выбора метода бухгалтерского учета. При этом существует возможность ведения учета одновременно по методу начисления и кассовому методу на основе единожды введенной информации.

5. Отчетность

Решение предоставляет разнообразные стандартные отчеты, сформированные по данным учета: об исполнении бюджетов, о состоянии дебиторской и кредиторской задолженности, отчеты в разрезе программ с акцентом на результат и др. Кроме того, существуют гибкие инструменты построения нестандартных отчетов, отвечающих текущим специфическим требованиям.

План счетов

Решение для бюджетного учета строится на основе использования структуры плана счетов. Данная структура позволяет наиболее полно отразить межведомственные и межотраслевые особенности ведения финансово-хозяйственной деятельности в учете.

С помощью инструментов моделирования плана счетов организация может создать структуру с 30 уровнями аналитики, отражающими необходимую степень детализации информации для текущего учета и контроля и последующего анализа зарегистрированных операций. Например, план счетов может охватывать следующие сегменты аналитики: ведомство – территориальный орган ведомства –счет – субсчет – вид расхода – код целевой программы финансирования – объект – и т.д. Таким образом, при построении аналитических отчетов организация сможет получить детальную информацию по каждому значению и группе значений сегментов в нужном объеме и без ручного сбора информации по необходимому разрезу аналитики.


Анализ эффективности бюджетного процесса

Для эффективного управления бюджетным процессом подведомственные структуры должны предоставлять своевременную и полную информацию, необходимую для принятия управленческих решений в короткие сроки. Руководителям приходится постоянно отслеживать исполнение текущих и средне-срочных целей, что выходит за рамки выявления отклонений плановых показателей от фактических. Специализированное аналитическое приложение Oracle «Информационная система финансов» позволяет сформировать исчерпывающую картину состояния бюджетного процесса с помощью показателей результатов исполнения бюджета, рассчитанных на основе реальных данных и единых допущений.

Госзакупки

Государственные закупки характеризуются необходимостью соблюдения многочисленных законодательных требований. Стратегические государственные закупки и закупки по снабжению государственных органов очень часто требуют проведения тендера при выборе поставщика. При этом экономия может быть достигнута за счет снижения закупочных цен, оптимизации состава поставщиков, а для снабжения государственных органов – также за счет централизации закупок.

Решение Oracle по государственным закупкам, основанное на интернет-технологиях, позволяет автоматизировать процесс снабжения и за счет централизации добиться получения более выгодных цен у более надежных поставщиков (см. рис.1).


Рис. 1. Схема решения Oracle «Источники снабжения».

Анализ возможностей экономного снабжения

Для анализа закупок существуют инструменты по выбору оптимального источника снабжения, обеспечивающие возможность прямого сравнения предложений в реальном времени.

Система способна проводить ранжирование предложений по комплексной системе оценки, определенной в соответствии с требованиями государственной организации и законодательств. Решение также позволяет автоматически формировать список предпочтительных предложений, позволяющих добиться необходимого соотношения цена/качество. Существует возможность ранжирования по методу ценовой оценки при проведении ценовых аукционов и конкурсов. Решение предоставляет широкие возможности как для анализа самих предложений и поставщиков, так и деятельности отдела снабжения по таким показателям как общая экономия за период (разница между первоначально предложенной и полученной ценой) и др.


Управление конкурсным процессом

Предлагаемое решение позволяет администрировать доступ к торгам, настраивать интерфейсы, использовать современную терминологию, настраивать шаблоны торгов, сопутствующих документов и способов отображения аналитической информации в соответствии с действующим законодательством.

Инструменты взаимодействия с поставщиками позволяют проводить переговоры в режиме реального времени и обмениваться внешними документами. Интеграция с Oracle «Портал поставщиков» обеспечивает контрагентов прямым доступом к информации по заключенным договорам, подтвержденным предложениям, а также по статусу отгрузок и оплат.

Решение позволяет автоматически формировать контракты, создавать в модуле Oracle «Закупки» стандартные закупки и регистрировать рамочные соглашения на основании победивших предложений.


Управление имущественным комплексом

Общеизвестно, что государство является одним из крупнейших собственников недвижимости. Затраты на недвижимое имущество и доходы от него входят в число самых больших статей бюджетов государственных структур. В связи с этим управление имущественным комплексом является одной из приоритетных задач собственников и пользователей объектов государственного имущества. Возможности гибкого и всестороннего управления недвижимым имуществом позволяю существенно сократить затраты и увеличить доходы бюджета.

Oracle «Управление имуществом» является комплексным программным решением и предоставляет удобные средства анализа и управления недвижимым имуществом. С его помощью собственник/пользователь имущества может максимально рационализировать использование площадей, эффективно контролировать арендные договора, управлять движением, модернизацией и строительством (см. рис. 2).


Рис. 2. Управление имущественным комплексом на базе Oracle E-Business Suite.

Единый реестр собственности

С помощью Oracle «Финансы» и ключевого приложения Oracle «Управление имуществом» можно создать единый реестр собственности, отражающий информацию о таких объектах, как:
Возможности решения, а также гибкая интеграция с внешними системами (ГИС, САПР) и уже существующими базами данных позволяют получать наиболее полную и достоверную информацию об объектах государственного имущества, включая схемы, планы и фотографии объектов.

Управление имущественными отношениями

Решение позволяет сопровождать отношения, связанные с объектом имущества, отслеживать характер имущественных операций по каждому объекту или его части. Решение поддерживает ведение различных видов арендных договоров.

С помощью информационного блока, отражающего договорные обязательства и арендные контракты, решение позволяет зафиксировать данные о следующих ключевых вопросах имущественных отношений:


При этом указанная функциональность решения позволяет автоматически формировать бухгалтерские записи, счета и счета-фактуры, отчеты об обязательствах и потоках денежных средств по договорам.

Анализ эффективности использования имущества

Решение предлагает широкие возможности для оперативного анализа эффективности использования имущества. Среди них – инструменты для расчета ключевых показателей эффективности, определяемых пользователем, для многомерного анализа информации с помощью различных группировок и сортировок данных, для формирования отчетности, а также информационная система финансов.

Управление обучением

Госструктурам необходимы высококвалифицированные кадры, постоянно улучшающие свой профессиональный уровень и соответствующие повышенным требованиям сектора государственного управления. Поэтому на повестке дня появляется жизненно важный вопрос обучения госслужащих, и, следовательно, выбора между классическим аудиторным методом передачи знаний и инновационными методами интернет-обучения. Статистика свидетельствует, что качество обучения при переходе с традиционного на интернет-обучение сохраняется на высоком уровне. Это достигается благодаря комплексному использованию информационных технологий при разработке и реализации учебных планов и создании учебно-методических материалов, проведении всех видов учебных занятий и сопровождении учебного процесса

Oracle «Интернет обучение» – это комплексное решение по управлению обучением служащих государственных структур и студентов учебных заведений с дополнительным преимуществом в виде оптимальной интеграции с пакетом кадровых и финансовых прикладных программ Oracle E-Business Suite.


Экономное расходование средств на обучение

Решение Oracle по обучению обеспечивает комплексное обучение служащих без отрыва от рабочего места. Cовмещение традиционного аудиторного обучения и интернет-обучения, как показывает практика, позволяет добиться существенного сокращения расходов за счет удешевления собственно обучения, управления им, выявления и сокращения доли непродуктивного обучения. Кроме того, подобный подход существенно сокращает командировочные расходы, связанные с обучением и повышением квалификации служащих.

Режим самообслуживания предоставляется обучающимся, а также администраторам курсов, поставщикам образовательных программ, другим авторизованным пользователям, что обуславливает более высокие темпы обучения и более низкие цены при использовании системы. Решение позволяет получать обучение в удобное время и в удобном формате (в интерактивном режиме и в форме доступа к библиотеке электронной литературы, включая документы, слайды, видеопрограммы и т.д.). Доступ к инструментам обучения предоставляется в соответствии с политикой, принятой в организации.


Управление профессиональным уровнем госслужащих

Решение объединяет сотрудников организации, преподавателей, поставщиков образовательных программ, руководителей госструктур и таким образом предоставляет сводную картину обучения служащих, как стандартного, проводимого в аудитории, так и интернет-обучения. Функциональность решения позволяет управлять всеми стадиями процесса формирования высокопрофессионального трудового коллектива госструктуры:
Контроль эффективности обучения

Решение предоставляет инструменты управления банком вариантов тестов для неограниченного использования комбинаций тестов, с различными условиями по времени прохождения, количеству попыток, наличию справочной литературы и пр. Использование тестов позволяет получить срез знаний специалиста до начала обучения, на промежуточных стадиях, по завершении прохождения определенной программы обучения.

Решение также позволяет проводить самооценку госслужащих как части процесса обучения или как самостоятельного мероприятия, с сохранением всей истории полученных результатов.

Полковниченко Анна Юрьевна - Консультант корпорации Oracle, Департамент по работе с государственными организациями.

© Информационное общество, 2004, вып. 5, сс. 73-78.